Equinix Globale Beschaffung

Um uns zu helfen, Risiken innerhalb des Lebenszyklus der Zulieferer zu identifizieren und effektiv zu verwalten als auch die Interessen des Unternehmens und seiner Stakeholder zu schützen, hat Equinix das Risikomanagementprogramm „Know Your Supplier“ (KYS) implementiert. 

KYS lieferte ein sicheres Cloud-basiertes Tool zur strategischen Bewertung, Evaluierung und Verwaltung der Risikoprofile unserer Zulieferer weltweit.  KYS wurde als umfassende Risikolösung mit Zuverlässigkeit, Einfachheit, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit als grundlegende Komponenten entwickelt. KYS bietet Equinix die Gewissheit, dass wir mit vertrauenswürdigen Zulieferern zusammenarbeiten.

Equinix verwendet proprietäre Datenquellen in Kombination mit Due-Diligence-Prüfungen von Zulieferern, um neue und aufkommende Risiken in unserer Wertschöpfungskette zu bewerten und zu verwalten. In Fällen, in denen Daten nicht verfügbar, unklar oder zur Erfüllung einer Compliance-Anforderung erforderlich sind, wählt KYS spezifische Fragebögen aus und sendet sie zur Bewertung an die Zulieferer. Die Bewertungen erfolgen über ein Online-Webportal und wurden benutzerfreundlich gestaltet. 

Als Teil unseres regelmäßigen Due-Diligence-Prozesses kann Equinix aktuelle und potenzielle Lieferanten auffordern, Bewertungen für Themen durchzuführen, die unter anderem Folgendes umfassen: 

• Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environmental, Social and Governance – ESG) 
• Fragebogen zur Sicherheitsbewertung (Security Assessment Questionnaire – SAQ) 
• Datenschutz 
• Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (Environmental, Health and Safety – EHS) 

Wenn je nach Umfang Ihrer Zusammenarbeit mit Equinix mehrere Bewertungen erforderlich sind, erhalten Sie für jeden Fragebogen individuelle E-Mails, die an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die Sie von Ihrem Ansprechpartner für Geschäftsbeziehungen bei Equinix erhalten haben.

Während des Prozesses der Zuliefererbewertung sind die Erwartungen an Sie als Antwortsender, der Zweck dieser Informationen, das Ziel der Bewertungen und die nächsten Schritte nach Abschluss der Bewertung enthalten. 

Unsere Erwartungen an Zulieferer: Als aktueller oder potenzieller Zulieferer von Equinix erwarten wir, dass die Zulieferer zeitnah auf unsere Informationsanfragen reagieren und vollständige und genaue Antworten auf unsere Fragen mit entsprechenden Bestätigungen bereitstellen. Wir schätzen Ihre Ehrlichkeit und Klarheit zur Unterstützung unserer Sorgfaltspflicht. 

Indem Sie Daten an die KYS-Plattform übermitteln, „bestätigen“ Sie, dass die Daten im Fragebogen nach Ihrem besten Wissen und Gewissen wahr, genau und richtig sind.   

Wenn risikoreiche Elemente gefunden werden, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um das Risiko zu mindern. 

Ihre Erwartungen an uns: Sie können erwarten, dass Equinix sicher und verantwortungsbewusst mit Ihren Daten umgeht. Wir respektieren und wahren die Vertraulichkeit und haben sichergestellt, dass die von uns verwendete SaaS-Plattform ein sicherer Ort ist, an dem wir die Daten unseres strategisch wichtigsten Assets speichern und verwalten können: unserer Zulieferer. Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden gemäß der Vertraulichkeitsvereinbarung, die Sie mit Equinix unterzeichnet haben, vertraulich behandelt.

Mit diesem Fragebogen erfasst Equinix Daten, um eine Risikobewertung vornehmen zu können. Unsere Fragen zielen darauf ab, potenzielle Risikobereiche zu erkennen, die sich im Falle ihrer Entstehung auf eine oder beide Parteien nachteilig auswirken könnten.  

 Wenn das Risiko hoch genug ist, wird Equinix sich mit dem Zulieferer in Verbindung setzen, um Abhilfemaßnahmen für die Bereiche zu treffen, in denen unzureichende Kontrollen festgestellt wurden, wodurch unsere beiden Positionen auf dem Markt gestärkt werden.

Die Fragebogendaten werden verwendet, um unser Risikoregister entsprechend Ihrer Antworten auf die KYS-Fragebögen zu ergänzen. Einzelheiten zu den damit verbundenen Risiken können zwischen Ihnen und Equinix besprochen und entsprechend im KYS-Portal verwaltet werden.

Ja.  Wir sind uns bewusst, dass an der Beantwortung dieser Fragebögen verschiedene Teams innerhalb Ihres Unternehmens beteiligt sein können. Weitere Benutzer können durch Einfügen von Anweisungen eingeladen werden.

Erstellen Sie sichere Anmeldedaten für den Zugriff auf die KYS-Plattform, wo Ihre Fragebögen zum Ausfüllen bereitstehen. Wenn Sie nicht die richtige Person sind, die diese Aufgabe ausführen sollte, oder wenn mehr als ein Team einen Fragebogen ausfüllen wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner für Geschäftsbeziehungen, der Ihnen dabei helfen wird, den entsprechenden Kontakten Zugang zur Plattform zu gewähren.

In der KYS-Plattform (Prevalent) finden Sie unter „My Surveys“ die Liste der Umfragen, die Sie ausfüllen müssen.

Sie sollten Ihre Umfragen innerhalb von zwei Wochen ab dem Versanddatum ausfüllen und einreichen.

Nachweise zur Unterstützung der Fragebogenantworten sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Due-Diligence-Prüfung. Anhand dieser Nachweise kann das zuständige Risikobereichsteam sicherstellen, dass eine bestimmte Kontrollmaßnahme vorhanden ist. Ohne diese Nachweise ist es schwierig, die Antworten auf den Fragebogen für die Zwecke der Sorgfaltsprüfung zu akzeptieren.

Bitte arbeiten Sie mit einem Mitglied des Risikobereichsteams zusammen, das dem Aktionsplan zugeordnet ist, und entwickeln Sie einen Plan mit Aktionen und Meilensteinen zur Behebung der bei der Due-Diligence-Prüfung festgestellten Kontrollmängel.

Für alle technischen Fragen zur Prevalent-Plattform: support@prevalent.net

Bei Fragen zu den Prüfungen: 

• Umfrage für Environmental, Social und Governance (ESG) Supplier.Sustainblity@Equinix.com
• Informationssicherheit: Global-Infosec-TPRM@Equinix.com
• Datenschutz: informationgovernance@equinix.com
• Umwelt, Gesundheit und Sicherheit: GlobalEHS@eu.equinix.com